Co zrobić w sytuacji, gdy osoba prowadząca działalność z jakiś powodów pominie fakturę dokumentującą zakup towarów handlowych, a następnie w kolejnych okresach rozliczeniowych ową fakturę znajdzie i będzie chciała zaewidencjonować w książce przychodów i rozchodów z opóźnieniem np. miesięcznym lub dwumiesięcznym?
Z punktu widzenia ustawy o VAT istnieje taka możliwość w zaewidencjonowaniu tak znalezionej lub pominiętej faktury w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych miesięcznych bądź kwartalnych.
Inaczej wygląda sprawa od strony podatku dochodowego, jeżeli jest to faktura która dotyczy zakupu materiałów podstawowych lub zakup towarów handlowych i kosztów robocizny, wtedy zgodnie z paragrafem 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152 poz. 1475 ze zmianami) ww. faktury muszą zostać zaewidencjonowane w miesiącu poniesienia kosztu/zakupu, niezwłocznie po ich otrzymaniu lecz najpóźniej przed przekazanie ich do sprzedaży bądź magazynu/przerobu.
Jeżeli znajdziemy fakturę taką w okresach następnych należy skorygować miesiąc którego dotyczą pod rygorem uznania księgi za nierzetelną. Niezaewidencjonowanie faktury zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych lub kosztów robocizny spowoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów, a w konsekwencji podwyższeniu ulegnie podstawa opodatkowania. Z tego punktu widzenia wielu podatników myśli, że nic się nie stało, gdyż nie nastąpiło uszczuplenie skarbu państwa z uwagi na fakt, że zapłaciliśmy większy podatek.
Nic bardziej mylnego! Oczywiście uszczuplenia skarbu państwa nie było, ale w ten sposób powodujemy, że księgi stają się nierzetelne a wtedy mamy zarzuty określone w Kodeksie Karnym Skarbowym. Jednakże paragraf nr 11 ust.4 pkt.3 ww. rozporządzenia stanowi, że jeżeli w wyniku błędów nastąpiło podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania to nie mamy do czynienia z nierzetelnością w prowadzonych księgach.
Wyjątkiem są błędy które dotyczą zakupu materiałów podstawowych, zakupu towarów handlowych i kosztów robocizny. Niezaewidencjonowanie tych kosztów w odpowiednim momencie powoduje, że prowadzona księga nie może być uznana za rzetelną. Dlatego zaksięgowanie takiej faktury w okresie późniejszym nie odzwierciedlałoby faktycznego przebiegu operacji gospodarczych i wiązałoby się z naruszeniem zasad prowadzenia ksiąg odnośnie ewidencji kosztów zakupu towarów handlowych. W takim przypadku należy skorygować odpowiedni miesiąc – okres, którego dotyczą te koszty.
Osoby które samodzielnie prowadzą księgi, muszą na bieżąco ewidencjonować poszczególne zdarzenia gospodarcze, co wiąże się z ryzykiem pominięcia jakiejkolwiek faktury. Dużo bardziej komfortową sytuację posiadają osoby które, zlecają osobie bądź firmie zewnętrznej w postaci Biura Rachunkowego prowadzenie swojej księgowości, ponieważ ich zadanie ogranicza się do rzetelnego gromadzenia dokumentacji, którą następnie przekazują do biura rachunkowego. Biuro następnie do 20 kolejnego m-ca po miesiącu w którym dokonane było zdarzenie gospodarcze ewidencjonuje w księgach zdarzenia, przeprowadza sprawdzenia, weryfikację, kontrolę i powiadamia podatnika o wysokości podatku.
20 kolejnego m-ca jest datą graniczą zapłaty podatku dochodowego, natomiast 25 jest datą graniczną opłaty podatku VAT.
Reasumując:
- faktury za materiały podstawowe, zakup towarów handlowych i koszty robocizny muszą być zaewidencjonowanie w m-cu zakupu, przekazania do sprzedaży/przerobu/ magazynu,
- zwłoka chociaż o jeden m-c/kwartał grozi uznaniem ksiąg za nierzetelne i odpowiedzialnością z Kodeksu karnego skarbowego,
- jeżeli z jakiś przyczyn ujawnimy takową fakturę po m-cu /kwartale w którym powinniśmy zaewidencjonować, musimy skorygować poprzedni okres rozliczeniowy którego dotyczy dana faktura.
mgr Tomasz Hanasz licencja księgowa nr 20968/2008